Trabzon Üniversitesi Uzaktan Eğitim Uygulama ve Araştırma Merkezi Hassas Görev Tespit Formundaki Risklere Karşı Alınacak Kontrol ve Tedbirler
| Hassas Görevler | Sorumlu Personel | İzin Durumunda Yerine Bakacak Personel | Sorumlu Yönetici | Görevin Yerine Getirilmemesi Durumunda Maruz Kalınacak Risk | Risk Düzeyi | Risklere Karşı Alınacak Kontrol ve Tedbirler |
| Sistem Yönetimi ve Teknik Destek | Öğr. Gör. Hasan Yiğit CEBECİ | Öğr. Gör. Dr. SİBEL ERTÜRK BEREKETOĞLU | Dr. Öğr. Üyesi Murat ATASOY | Eders, Esinav verilerinin api yöntemi ile BİDB den otomatik aktarılamaması durumu | Yüksek | Api yöntemi ile elde edilen verilerin kontrolü, verilerin yedeklenmesi |
| Sunucu Yönetimi | Öğr. Gör. Hasan Yiğit CEBECİ | Öğr. Gör. Dr. SİBEL ERTÜRK BEREKETOĞLU | Dr. Öğr. Üyesi Murat ATASOY | Eders, Esinav platformlarına erişim sorunu | Yüksek | Sunucu yönetimi, bakımı için düzenli kontrollerin sağlanması |
| Web Sitelerinin Yönetimi | Öğr. Gör. Sibel ERTÜRK BEREKETOĞLU | Öğr. Gör. Hasan Yiğit CEBECİ | Dr. Öğr. Üyesi Murat ATASOY | Birime ait bilgi, duyuru ve haberlerin eksik ve hatalı olmasından kaynaklı yanlış bilgiler edinilmesi, sosyal medya ve web sitelerine erişim sağlanamaması durumu | Yüksek | Paylaşılacak bilgi, duyuru ve haberlerin kontrolünün tekrarlanması ve akış şemasının bulundurulması, Sosyal medya platformunun ve web sitelerinin giriş şifrelerinin ortak drive veya bilgisayar dosyalarında saklanması |
| Uzaktan Sınav/Savunma/Sunum Salonu | Öğr. Gör. Dr. Ayşe Banu PAK PEHLEVAN | Öğr. Gör. Dr. SİBEL ERTÜRK BEREKETOĞLU | Prof. Dr. Ali Kürşat ERÜMİT | Uzaktan sınav, savunma ve sunum süreçlerinde teknik altyapı veya platform kaynaklı sorunların yaşanması; sınav/savunma süreçlerinin aksaması veya gerçekleştirilememesi. | Yüksek | Sınav/savunma/sunum öncesinde salon, cihaz ve platform kontrollerinin yapılması; gerekli yazılım ve donanım güncellemelerinin takip edilmesi; sınav sırasında teknik destek sağlanması; oluşabilecek sorunlara ilişkin yedekleme ve alternatif bağlantı imkânlarının hazır bulundurulması. |
| Tezsiz Yüksek Lisans Koordinatörlüğü | Öğr. Gör. Dr. SİBEL ERTÜRK BEREKETOĞLU | Öğr. Gör. Dr. Ayşe Banu PAK PEHLEVAN | Dr. Öğr. Üyesi Alper ŞİMŞEK | Eders platformunda açılan TYL derslerinde Canlı Ders Bağlantısı ile ilgili bilginin paydaşlara iletilememesi.TYL ders raporlarının oluşturulamaması ve enstitüye iletilememesi.TYL ile ilgili Canlı Destek Hattının aktif çalışamaması.TYL programları ile ilgili teknik sorumlu, öğretim elemanı ve UZEM arasındaki koordinasyon eksikliği. | Yüksek | Dönem başında Canlı Ders bağlantı isimlerinin oluşturulması ve paydaşlara iletilmesi.Dönemlik olarak derslerin ve öğretim elemanlarının kontrolü, Microsoft Teams platformunda kayıtlara erişimin UZEM tarafından yapılması, kayıtların UZEM tarafından hazırlanan yazılım ile listelenmesi ve excelde düzenlenmesi, oluşturulan raporların resmi belge ile enstitüye iletilmesi.Dönem başında Canlı Destek Hattı olarak kullanılan Tawk.to uygulamasına admin olarak giriş yapılması, görevlilerin kontrolünün yapılması, varsa güncelleme yapılması.UZEM tarafından teknik sorumlulara güncel bilgilerin verilmesi ve koordinasyonun sağlanması. |
| Ortak Dersler Koordinatörlüğü | Öğr. Gör. Hasan Yiğit CEBECİ Öğr. Gör. Dr. Ayşe Banu PAK | Öğr. Gör. Dr. SİBEL ERTÜRK BEREKETOĞLU | Dr. Öğr. Üyesi Alper ŞİMŞEK | Ortak derslerin açılmaması veya ders/sınav süreçlerinin zamanında yürütülememesi; ders içerikleri ve öğrenci bilgilerinin sisteme hatalı/eksik tanımlanması. | Yüksek | Dönem başlarında ortak derslerin ve öğretim elemanlarının kontrol edilmesi; derslerin sistemde zamanında aktif edilmesi; sınav ve not süreçlerinin takip edilmesi; oluşabilecek teknik sorunların kayıt altına alınarak giderilmesi. |
| AR-GE ve Projeler | Tüm Personel | Tüm Personel | Dr. Öğr. Üyesi Murat ATASOY | AR- GE ve proje çalışmalarının yarım kalması ve tamamlanmaması, bu duruma bağlı bir daha çalışma ortamının oluşmaması | Orta | Proje ve AR-GE çalışmalarının kabul edilebilirliğini kontrol ederek doğru bir zamanda planlanması, buna uygun ortam ve malzemelerin önceden belirlenmesi. |
| Eğitim Hizmetleri | Öğr. Gör. Dr. Sibel ERTÜRK BEREKETOĞLU | Öğr. Gör. Hasan Yiğit CEBECİ | Dr. Öğr. Üyesi Alper ŞİMŞEK | Uzaktan eğitim sistemleri ile ilgili oryantasyon, tanıtım, bilgilendirme ve uygulamalı eğitimlerin paydaşlara verilememesi durumunda bilgi eksikliği veya yanlış bilgilendirme kaynaklı sorunların ortaya çıkması. | Orta | Eğitim hizmetlerinin planlanması; eğitim verilecek sisteme yönelik yönerge, kılavuz, doküman ve videoların hazırlanarak paylaşılması; eğitim duyurularının tüm iletişim kanallarıyla yapılması ve gerektiğinde uygulamalı/etkileşimli eğitim ortamlarının oluşturulması. |
| Kurslar ve Kurumsal İş birlikleri | Öğr. Gör. Dr. Sibel ERTÜRK BEREKETOĞLU | Öğr. Gör. Hasan Yiğit CEBECİ | Dr. Öğr. Üyesi Alper ŞİMŞEK | Kurs katılımcılarının bilgilerinin eksik ve hatalı olmasından kaynaklı sertifika verilmemesi , yapılacak bir faaliyette veya etkinlikte iş birliğinin sağlanamamasından kaynaklı anlaşmazlık olması | Orta | Katılımcı bilgilerinin kayıt aşamasından kurs bitimine kadar tüm bilgilerinin drive üzerinde ve bilgisayarda o kursa ait dosyalarının bulundurulması, etkinlik veya faaliyetin başka bir tarihe ertelenmesi ve bilgilerinin kayıt altına alınması |
| Uluslararasılaşma | Öğr. Gör. Dr. Ayşe Banu PAK PEHLEVAN | – | Dr. Öğr. Üyesi Alper ŞİMŞEK | Merkezin uluslararasılaşma faaliyetlerinin ve Erasmus+ konsorsiyum süreçlerinin zamanında yürütülememesi; hareketlilik ilanları, başvuru ve koordinasyon süreçlerinde aksama yaşanması. | Orta | Uluslararasılaşma faaliyetlerinin ve Erasmus+ süreçlerinin takvime uygun olarak planlanması; hareketlilik ilan ve başvurularının düzenli takip edilmesi; Dış İlişkiler Ofisi ve ilgili paydaşlarla koordinasyonun sağlanması; süreçlere ilişkin belgelerin düzenli olarak arşivlenmesi. |
| Yazılım Geliştirme | Öğr. Gör. Hasan Yiğit CEBECİ | – | Dr. Öğr. Üyesi Murat ATASOY | Yazılımda oluşabilecek hatalar nedeniyle hatalı, eksik veya yanlış verilerin alınması; yazılım hizmetlerinin kesintiye uğraması ve iş süreçlerinin aksaması. | Yüksek | Yazılım üzerinden gönderilen ve alınan verilerin düzenli kontrol edilmesi; geliştirilen yazılımların test edilmesi; değişikliklerin kayıt altına alınması; düzenli yedekleme yapılması ve oluşan hataların giderilerek gerekli durumlarda raporlanması. |
| Öğrenci İşleri (e-posta ve telefon) | Tüm Personel | Tüm Personel | Dr. Öğr. Üyesi Alper ŞİMŞEK | Öğrencilerin uzaktan eğitim sistemine erişim sorunu yaşaması durumunda başvuruların zamanında karşılanamaması, yanlış yönlendirme yapılması veya çözüm sürecinin gecikmesi. | Orta | E-posta ve telefon başvurularının düzenli kontrol edilmesi; öğrencilerin doğru birim/personellere yönlendirilmesi; çözümlerin kayıt altına alınması ve gerekli durumlarda ilgili teknik personele hızlıca aktarılması. |
Son Güncelleme: 3 Eylül 2026